エクセル住所録の作り方 | 見やすい名簿を作る方法

セル・シート操作

エクセルで単なる表を作成するのは非常に簡単です。 しかし、単なる表ではなく住所録を作成しようとすると必要な項目や、データの表示を設定と意外に手間がかかります。

特に見栄えがよく使いやすい表にするには、いくつかのテクニックが必要になります。

この記事では、入力の手間を省いて見やすいエクセル住所録の作り方を紹介します。記事の下部で、完成した住所録のテンプレートも無料でダウンロードできるのでぜひ活用してください。

エクセル住所録の作り方

エクセルで住所録を作成する流れとしては、以下のような順番で作成すると効率がいいです。

  • 1.必要な項目を入力
  • 2.タイトルと日付を作成
  • 3.列幅を設定
  • 4.行の高さを設定
  • 5.見出しのレイアウトを整える
  • 6.データ入力の手間を省く
  • 7.表を見やすく修正

必要な項目を入力する

住所録を作る場合、最初にデータの項目を作成します。データの項目は、どのような目的で住所録を作るかによって変わってきます。必要かどうかわからないけど、とりあえず項目を作ってしまうと入力する際に手間がかかったり、A4用紙1枚で項目が収まらないといった問題が生じます。

住所録の項目によく使われる項目としては以下のようなものがあります。

No.
氏名
氏名カナ
連名1
連名2
敬称
性別
郵便番号
住所1
住所2
電話番号
メールアドレス
生年月日
会社名
部署
役職
会社郵便番号
会社住所
会社電話番号
備考

上記はあくまで項目を設定するときの参考用です。作成する用途によっては、氏名を性と名に分けたり、電話番号欄を自宅用と携帯用の2つにしたりする場合などがあるので、そこは臨機応変に作成したい住所録に合わせて項目を作っていきます。

エクセル住所録の作成項目

作成する項目が決まったら、エクセルのセルの横方向に入力していきます。タイトルや日付が必要な場合があるので一番上ではなく3行目以下に入力していってください。

タイトルと日付を作成する

次に住所録のタイトルと日付を作成しますが、作成した住所録を差し込み印刷用のデータベースとして使用する場合はタイトルや日付は必要ありません。差し込み印刷用のファイルの場合、日付はファイル名につけておくといいでしょう。

差し込み印刷用ではなく、表を印刷して名簿とするような場合にはタイトルや日付があった方が見栄えが良くなります。

タイトルは左端に文字を大きくして太字に、日付は右上に作成すると見やすいです。

住所録のタイトルと日付

列幅を設定する

項目をすべて入力したらシートの列幅を設定します。用紙サイズと合わせるのは後から行うので、とりあえずは項目に対するおおよその列幅を設定していきましょう。

最大の長さのデータに合わせたい場合は、列と列の間をダブルクリックするとエクセルが自動的に最大のデータに列幅を合わせてくれます。

列幅の指定

通常は住所やメールアドレスの欄は広く、Noや性別などは狭く設定します。どの程度の列幅にするかわかりにくい場合はダミーのデータを入れていくとわかりやすいです。

ダミーデータを入れる

行の高さを設定する

次に行の高さを設定します。標準の行の高さでも問題ありませんが少し余裕を持ったほうが表が読みやすくなります。

自分が読みやすいように行の高さを変更してください。あまり広げすぎると、印刷したときにA4用紙1枚に入り切らなくなる場合もあるので印刷プレビューで確認しながら変更していきます。

行の高さを変更する

行の高さを1つ1つ揃えるのは大変なので、エクセルシートの左上の部分をクリックして全体を選択した後に行の高さを変えると全体を同じ高さにできます。そうするとラクに全体のセルの高さを変更できます。

見出しのレイアウトを整える

見出しはそのままだとデータとの区別がつきにくいので色分けするか、シンプルに分けるなら太字にするといいでしょう。

見出しのレイアウトを修正する

データ入力の手間を省く

表にデータを入力する場合、デフォルトのままでも問題はありませんが、入力するデータの内容に合わせてセルに入力できる値を制限できれば入力ミスを防いだり、入力の効率が上がります。

データ入力しやすいようにセルの書式や入力規則を変更するには以下のように行います。

入力モードの自動切り替え

表に入力する文字が「ひらがな」や「半角カタカナ」など種別が決まっている場合は、入力規則を[ひらがな]や[カタカナ]に設定しておくと、セルにカーソルがあたったときに自動的に入力モードが切り替わります。

フリガナの自動入力

氏名を入力する際に、氏名を入力したときにフリガナが自動的に入力されれば入力の手間が大幅に減ります。フリガナの自動入力にはエクセルの「PHONETIC(フォネティック)」関数を使うことで実現できます。

入力をコントロールにする

入力させる文字が決まっている場合は、セルをリストボックスやチェックボックスにすると入力者によって誤ったデータを入力されることがなくなるので、集計や並べ替えのときに正しく行うことができます。

表を見やすく修正する

最後に罫線やカラーを追加して表全体を見やすく整えます。全体が見にくいと表を参照したときに見間違いや編集時に入力ミスを起こしやすくなります。

罫線を引く

レイアウトがひととおりできたら、罫線を引いていきます。データの量(行数)がわかっていれば、その行数まで罫線を引いていけばいいでしょう。

罫線を引く場合は、表の罫線を引きたい部分を範囲選択し[ホーム]メニューの罫線から、[格子]を選べば簡単に罫線を引くことができます。

表に罫線を引く

1行おきに背景色をつける

表にデータを入力し続けると、かなり見にくくなってきます。表内の行を見やすくするには1行おきに背景色をつけるといいでしょう。

1行おきに背景色をつけるやり方

データの一番最初の行に背景色をつけます。行に付ける色は、濃い色だと表がゴチャゴチャして見にくくなるので薄い色の方がいいです。

最初の行に色をつける

色をつけたら、背景色をつけた行とその下の行を選択し、選択した状態で右下隅のマウスカーソルが十字になるところをクリックしたまま下にドラッグしていきます。

2行選択しドラッグ

これで1行おきに背景色をつけることができました。

1行おきに色を付ける

セルに文字が収まるようにする

セルにデータを入力していくと、文字数が多いため若干セルから飛び出してしまうことがあります。その場合はデータがセルに収まるように列幅を増やすか、セルの書式設定で文字が収まるようにすることもできます。

1ページに印刷できるようにする

住所録が完成した後に、いざ印刷しようとプレビュー画面を確認すると1ページで収まらない場合があります。1ページに表を収めるには、行の高さを変える他に1ページに収まるような印刷設定をすることもできます。

余白:
住所録のようなデータが中心の表であれば、余白は狭くてもかまいません。上下左右どれも0.5cm程度あれば十分です。

シートを1ページに印刷:
少しだけ1ページに収まらない場合は、「シートを1ページに印刷」にして全体を1ページに収めることも可能です。

シートを1ページに印刷

 
これで、見やすい住所録を作成することができました。1度作ってしまえば、罫線や背景色を変えてもっと自分が見やすいように改良することも容易になります。

住所録のテンプレート

エクセル住所録の作り方について解説しましたが、すぐに住所録を使いたいという人に住所録のテンプレートを活用するといいでしょう。

インターネットで検索すると多くのサイトで住所録のテンプレートを配布しています。以下のサイトでも、見やすいエクセルの住所録テンプレートを紹介しているので是非活用してください。

Bizroute 住所録テンプレート

見やすい住所録を作るコツ

住所録は少し工夫するだけで、見やすく入力しやすくなり、入力時のミスを減らすこともできます。特にビジネスで住所録を使用する場合は、住所や氏名といった重要な項目に入力の間違いがないようにしなければなりません。

入力の手間をできるだけ省く

50件以下ぐらいの少ないデータなら、セルの処理機や入力用のコントロールなど作らなくともそのままデータを入力していった方が早く完成します。

しかし、多くのデータを扱う場合や、住所録を何度も使うような場合は入力ミスが起こらないように「入力規則」を設定したり、簡単に入力できるようにコントロール化した方が入力にかかるコストが少なくなります。

住所は2つか3つに分ける

住所録に住所を入力する場合は、2つか3つにフィールドを分けたほうが使いやすいです。1つのセルに住所をすべて入れてしまうと宛先を印刷するときに、意図しない場所で改行されてしまいます。住所が2つ以上にわかれていると、自分の意図したとおりにレイアウトすることができます。

郵便番号は半角で記号なし

エクセルへの入力でよくあるのが、データに半角と全角が混じってしまって活用が難しいというもの。半角と全角が混じってしまうと、集計や変換の際に正しく処理できないため、後で手動で修正しなければならないということにもなりかねません。

郵便番号は、別のソフトへのインポートや、集計に利用するためにも記号なしの半角で統一したほうがいいでしょう。

住所の数字は全角に統一

郵便番号は、データ利用の観点から半角の方がよいといいましたが、住所の番地などに使用する英数字は全角で統一します。これは、住所の場合、縦書きにしたときに全角の方がレイアウトが揃いやすいからです。縦書きの場合、半角だと右によってしまい見栄えが悪くなります。

まとめ

住所録をエクセルで作成する方法について紹介しました。

単にセルに項目を入れてデータを入れるだけの表を作成するなら、データを入力するだけですぐに完成します。

しかし大量のデータを扱う場合や、入力の手間を減らしたり、入力ミスを防ぎたい場合にはセルに書式を設定し、リストやチェックボックスなどのコントロールを使用すると便利です。

住所録を1かる作ることが難しい場合はネットにあるテンプレートなども活用してオリジナルの住所録を作成してください。

この記事を書いた人

エクセルサポーター編集部

中小企業のIT化やビジネス支援を行っている株式会社エクシアのWebメディア部門。エクセルの使い方や活用方法をわかりやすく解説するために情報を更新しています。