エクセル勤怠管理表 | 無料テンプレートや小企業でも導入できるシステム

テンプレート

従業員の勤怠を管理する場合に、紙をつかったアナログか、エクセルで管理するか、勤怠システムを使うか迷いますよね。

人事や労務の業務である勤怠管理は、企業の規模によって大変さが変わってくるのですが、小企業ならエクセルで管理するのが簡単で手間がかかりません。

「エクセルはあまり得意じゃないし面倒だなー」と感じる人もいると思いますが、一度フォーマットを作ってしまえば後は勤怠を入力していくだけです。

自動計算もつくってしまえば、集計も簡単です。ぜひこの記事でエクセル勤怠管理の仕方を学んでください。

エクセルで勤怠管理をするメリット

勤怠管理をエクセルで行うと以下のようなメリットがあります。

  • 新たなソフトを必要としない
  • 低コストで作成できる
  • 思い通りの仕様にできる

新たなソフトを必要としない

Microsoft Officeは、社内のデータ作成や、取引先とのやり取りに必要なことが多いため、多くの企業で導入されています。当然、エクセルもOfficeの中に含まれているため、追加投資なしでエクセルを使用することができます。

新たに顧客管理システムを導入すると、追加のソフトウェアが必要になる場合が多いので導入の手間や教育コストがばかになりません。

低コストで作成できる

顧客管理システムを導入すると、高機能で便利な機能が多数付属しますがやはりコストがかかります。安価なクラウド型の顧客管理システムもありますが、人数での課金になるので多くの従業員がいる会社ではやはりコスト的にネックになってきます。

思い通りの仕様にできる

特殊な業務であったり、従業員毎に管理の仕方が微妙に異なる場合でも、顧客管理ステムでは自由が効かない場合もあります。エクセルでシステムをつくってしまえば、自社で修正ができるので細かい特殊な仕様であっても簡単にカスタマイズ可能です。

エクセルで勤怠管理すべき会社とは

エクセルでの顧客管理は、新たなシステムへの投資が不要なので低コストで自社にあったものが作れるなどメリットが多いです。しかし、そもそも社内にエクセルで自社用にカスタマイズできる人が必要だったり、エクセルを導入している必要があります。

エクセルで勤怠管理すべき会社は、

  • 従業員数が20人以下の小規模な事務所
  • エクセルを全社員に導入済み
  • エクセルで関数を使いこなせる社員がいる

といった条件が望ましいでしす。この条件に当てはまらない場合には、エクセルでの顧客管理は時間やコスト的に非効率と言わざるを得ないでしょう。

エクセル勤怠管理表の作り方

エクセルがある程度使える人が社内にいれば、自前で勤怠管理を作ることはそう難しくはありません。簡単な関数を使って自動計算させれば十分です。

VBAやマクロを使って複雑なシートを作る必要はありません。そこまで複雑なシステムが必要な場合は、クラウド型の顧客管理システムを使ったほうがコスト的にも効率的にもはるかにいいでしょう。

勤怠管理表に必要な項目

勤怠管理表に必要な項目は、主に以下のようなものです。ここから、自社に必要なものをピックアップしたり、追加したりしてオリジナルの勤怠管理表を作成します。

  • 社員No
  • 氏名
  • 所属
  • 出勤時間
  • 退勤時間
  • 休憩時間
  • 残業時間
  • 勤務時間
  • 備考

自動計算できる項目

勤怠管理で、自動計算できる箇所は「勤務時間」と「それぞれの月の合計」です。

勤務時間 = 退勤時間 – 出勤時間 – 休息時間

で計算できます。
それぞれの月の合計は、SUM関数を使って計算します。

=SUM(1日目のセル:月末のセル)

と入力します。

セル1日~31日までの合計

例えば図のように1日~31日までのセルがD7~D37までの場合は、=SUM(D7:D37) になります。

無料テンプレートですぐに勤怠管理できる

Microsoft Officeテンプレート

マイクロソフトofficeテンプレート

Microsoftが運営しているテンプレートサイトで勤怠管理を無料でダウンロード可能です。
エクセルの製造元であるMicrosoftの公式サイトなので、1つ1つのテンプレートの質が高くなっています。提供されている勤怠管理の種類としては、「従業員勤務表」「シフト管理表」「タイムシート」「給与管理」など様々なものがあります。

bizocean

bizocean

bizoceanは、公式で作成したテンプレートの他、ユーザーが投稿することもできるテンプレートサイトです。そのため、病院や中小企業、建設業など少しずつ様式の異なるテンプレートが数多く提供されています。

テンプレートは、勤怠管理の他にも多種多様なので総務や労務、人事などで使えるひな形が多数あります。

bizroute

bizroute

bizrouteは、ビジネス系のテンプレートが多数提供されているサイトです。勤務時間の自動計算ができるシフト表が、1ヶ月、1週間、1日単位で用意されており、業務に合わせて選択することができます。

勤怠管理表は、社員個人、複数人を同時に記録する形式、年間の勤怠管理表などを選ぶこともできます。

小企業でもOKの勤怠管理システム(無料あり)

会社の労働者が多くなってくると、エクセルでは管理が難しくなってきます。勤怠管理システムを導入することで

  • 正確な勤怠の計算
  • 法令の遵守
  • 人件費の削減

といったことが可能になります。

ただし、勤怠管理システムは無料でありません。無料で使用できるものもありますが、ユーザー数が限られていたり、期限が決まっていたりするのである程度の費用は必要です。

以下は、エクセルから勤怠管理システムを試してみたい小規模な企業でも使いやすい勤怠管理システムです。それぞれに特徴があるので、自社に合ったシステムを見つけてください。

freee(フリー)

IEYASU

ジョブカン勤怠管理

kinnosuke(キンノスケ)

まとめ

従業員の少ない小規模企業では、使いやすくコストも安いエクセルで勤怠管理をするのが効率がよいです。

エクセルで勤怠管理をするには、たとえテンプレートを使用したとしてもある程度自社でカスタマイズが必要なので、エクセルに精通した社員がいるとなおいいでしょう。

従業員が増えて、エクセルでの顧客管理が難しくなってきた段階で顧客管理システムを検討します。顧客管理システムは、多くの会社で提供しているので自社の規模や機能があったものを選ぶ必要があります。

この記事でも、小規模な会社でも容易に使用できる顧客管理システムを紹介しているのでぜひ参考にしてみてください。

この記事を書いた人

エクセルサポーター編集部

中小企業のIT化やビジネス支援を行っている株式会社エクシアのWebメディア部門。エクセルの使い方や活用方法をわかりやすく解説するために情報を更新しています。