エクセル顧客管理表データベースの作り方 | 見やすい表のコツ
個人事業主や小企業で顧客管理をする場合は、大規模なシステムやデータベースは必要ありません。エクセルなら、会社のPCにすでにインストールされている方も多いので、手軽に顧客管理を行うことができます。
この記事では、エクセルで顧客管理をするための作り方や見やすく入力しやすい表にするためのコツを紹介します。
上手に顧客管理をすることで売上をさらにアップさせてください！
エクセル顧客管理表の作り方
エクセルで顧客管理表をつくるには、まずどのような目的の表にするかを明確にしておく必要があります。営業リストなのか、既存の顧客のサポートなのかといった目的で必要な項目が変わってきます。
項目名を作成する
シートの一行目に項目を作成します。見やすいレイアウトにする場合でも、データベースとして使用する場合でも最初は一行目に項目を作成しておくほうが後から加工しやすいです。
一般的な項目例
顧客管理に使用される項目としては、会社名、担当者氏名、フリガナ、郵便番号、住所などです。項目は横方向に作成していきます。
以下に一般的に使用される項目を列挙しましたので、必要に応じて使用してください。
- 会社名
- 会社名カナ
- 代表者名
- 郵便番号
- 都道府県
- 住所
- ビル名
- 電話番号
- FAX番号
- URL
- 担当者名
- 担当者カナ
- 所属
- 担当者メール
データを入力する
項目を作成したら、二行目移行にデータを入力していきます。エクセルでは、データの並べ替えや加工をしやすくするため縦方向にデータを入れていくのが一般的です。
データとデータの間には隙間を入れずに入力していきます。隙間を入れると並べ替えをしたり検索する際にデータがずれてしまうことがあります。
重複する顧客データを取り除く
いろいろなところから集めた顧客リストをデータ化した場合には、重複データが含まれる場合があるのでそれを取り除きます。
重複データは、データが少ない状態では目視でも可能ですが、大量のデータになると時間がかかってしまうのでエクセルの機能を使います。
顧客管理票から重複を除去するには、以下のように行います。
2.[ホーム]→[条件付き書式]→[セルの強調表示ルール]→[重複する値]とクリックする
3.重複する値に適用する書式設定を選択肢[OK]をクリックする
データベース化する
項目とデータさえ入力してしまえば、顧客管理表として利用できますがデータベースとして使うには、検索や並べ替えができたほうが効率よくデータを扱うことができます。
検索の仕方
シートの全体から検索したい場合は、
をクリックして[検索と置換]ダイアログを表示します。キーボードからは、Ctrl+Fで同じ画面を表示できます。
特定の列だけから検索する場合は、先に列を選択した状態で検索を行います。
並べ替えの仕方
データを並べ替えする場合は、
をクリックして[並べ替え]ダイアログを表示します。
さらにフィルター機能を使うことで、[並べ替え]、[検索]、[フィルター]の機能がワンクリックで使用できるようになります。頻繁に使用するなら、並べ替えよりフィルターの方が便利です。
見やすい表にする
顧客管理表を見やすくするには、表に色をつけたり項目を固定することもできます。
ウインドウ枠の固定
データが多い場合、下にスクロールすると項目がわからなくなってしまいます。そんな場合は項目の行を「固定」にすることでスクロールしても項目がわかるようになります。
項目を固定化するには、固定したい行の
をクリックします。
１行おきに色をつける
データが無色だと、どの行を見ているのか途中でわからなくなりませんか？ １行おきに背景色を付けることで表がグッと見やすくなります。
1.項目行のすぐ下の行に背景色を付ける
2.背景色をつけた行とその下の行、2行を選択する
3.最終列のセルの右下隅にカーソルを持っていく
4.マウスカーソルが「＋」の形状になるので、そのまま表の一番下までドラッグする
ここまででとりあえず見やすい顧客管理表が完成しました。作成した顧客管理表のサンプルは以下よりダウンロード可能です。
これ以降で解説するフォームや関数の使用は応用編になります。
フォーム機能で入力の手間を省く
データ入力は、手入力でも構いませんがミスなく短時間で作業するには、関数やフォームを使って自動入力させることも可能です。
また、検索やフィルタリングしやすくするため一部をドロップダウンリストにすることも検討するといいでしょう。
関数でフリガナを自動入力
氏名欄にデータを入力したときに、同時に「フリガナ」欄に自動でフリガナが入るとようにします。
1.[フリガナ]のデータを入力する１行目のセルを選択する
2.数式バーに
=PHONETIC(変換する氏名のセル)
と入力します。例えば、漢字の氏名入力セルがA2、フリガナを表示するセルがB2だったらB2のセルを選択してから数式バーに
=PHONETIC(A2)
と入力します。姓と名を分けて作成する場合は、姓の部分を上記のように作成して名の部分はコピーすれば同じように表示されます。
データを入力する行の先頭行に関数を入力したら、関数を同じ行にコピーします。やり方はセルの右下隅にカーソルを移動させ「＋」の形状にしてから下にドラッグします。
顧客管理表のテンプレート
ここまで顧客管理表の作り方を解説しましたが、それでも１から作るのは結構たいへんです。その場合は、顧客管理表のテンプレートを利用することで若干の時短になります。
テンプレートの場合は、自分が想定している顧客管理表とぴったり同じというわけにはいきませんが、多少のカスタマイズで想定している表に近づけることができます。
以下のサイトなどで顧客管理のテンプレートを紹介しています。
エクセルサポーター編集部
中小企業のIT化やビジネス支援を行っている株式会社エクシアのWebメディア部門。エクセルの使い方や活用方法をわかりやすく解説するために情報を更新しています。