【無料で使える】送付状のエクセルテンプレート

テンプレート

この記事では、無料でダウンロードできる送付状のテンプレートと書き方のコツを紹介します。

送付状とは、ビジネスや個人を問わず書類を郵送するときに同封する挨拶状などの書類のことです。送り状や添え状と呼ぶこともあります。

基本的に、書類を送る場合は送付状を送ることがマナーとされているので、特別な理由がない限りは送付状をつけるようにします。

送付状は自分で0から作成することもできますが、書き方は、ある程度フォーマットが決まっているのでテンプレートを活用すれば手間なく作成することができます。

送付状のエクセルテンプレート

送付状のエクセルテンプレートを紹介します。シンプルなフォーマットのもの1種類と、若干タイトルに装飾を入れたもの2種類があります。

シンプル

一般的でシンプルな送付状のテンプレートです。右上の日付は年月日形式になっています。例文は、「先日打ち合わせがあり、その御礼と関連資料の資料の送付」という流れとなっています。テンプレートを使用する場合、挨拶文や宛名などを自社用に修正して使用してください。

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シンプル – 罫線ありタイプ

上記のシンプルタイプの送付状に罫線を追加したタイプです。日付や挨拶文、フォーマットは同じです。

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下線タイトル

タイトルに下線をつけて少しだけデザインを加えたタイプです。日付や宛先などのその他のフォーマットは、シンプルタイプと同じです。挨拶文は、依頼された書類を送付するという内容です。

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下線タイトル – 罫線ありタイプ

上記の下線タイトルの送付状に罫線を追加したタイプです。日付や挨拶文、フォーマットは同じです。

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タイトル左寄り

このテンプレートも、タイトルに下線がありますが文書の左に寄っているパターンです。また、宛先と内容の部分下線がついています。挨拶文は、単に書類を送付するという内容です。

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送付状の書き方

テンプレートを利用した送付状の書き方について解説します。送付状を作成する場合は、各項目の内容を理解して記入すると間違いなく送付状を作成することができます。

送付状の解説 サンプル

① 宛先

ビジネスで送る場合は、送付先の会社名と氏名を記入します。部署や役職が分かる場合はそちらも記入しておくと親切です。担当者名がある場合は、「様」の敬称をつけます。会社名だけの場合は「御中」とします。特定の会社名や担当者ではない場合は、取引先各位、お客様各位などでも可です。

② 日付

書類を送付する日付を入力します。送付状の右上に記載するのが一般的です。年月日で記入しますが、年は西暦、和暦のどちらでも問題ありません。

③ 差出人

日付の直下、宛先より下の段に差出人の会社名、部署、担当者名、住所、連絡先などを記載します。個人の場合は会社名や部署名はいりません。

④ タイトル

どのような書類を送るのかがわかるように簡潔にタイトルを記載します。書類を送付する場合は、「書類送付のお知らせ」や「書類送付のご案内」などとします。送付内容を記載しても構いません。例えば、資料の場合は「資料送付のご案内」となります。

⑤ 挨拶文

挨拶文は、頭語+前文+主文+末文で構成されます。頭語では、拝啓~敬具で書き出しと終わりを組み合わせ、前文で時候の挨拶、主文では文書の内容や目的、但し書きなどメインとなる文を書きます。最後に、文書を締めくくる末文を書くと印象がよくなります。

⑤ 送付内容

送付内容には、送付する書類の内訳です。記~以上の間に箇条書きで書類の内容と部数を記載します。

⑥ 備考

サンプルでは、備考欄を設けていませんが、追加で記載したいことがあれば記~以上の中に備考欄を設けて記載します。

まとめ

ダウンロードして、少し修正するだけで使える送付状のエクセルテンプレートを紹介しました。エクセル形式(xlsx)のファイルなのでワードやPDFなどでは使えません。PDFで使うときは内容を修正してPDFに変換することで使用可能です。

テンプレートを使う注意点としては、サンプルとしてテンプレートに記入されている例文や宛先などを残さないということです。うっかり、サンプルの例文を修正し忘れると、内容がちぐはぐになってしまうことがあります。

送付するまえに必ず内容をチェックしてください。

この記事を書いた人

エクセルサポーター編集部

中小企業のIT化やビジネス支援を行っている株式会社エクシアのWebメディア部門。エクセルの使い方や活用方法をわかりやすく解説するために情報を更新しています。